Petit manuel de survie du doctorat

Questions de financement et mobilité

Quel est ton statut social en tant que doctorant·e ? Pour quoi peux-tu être remboursé·e ? Toutes les informations ici.

💰 Dépenses en général 

Remplis le fichier excel appelé soit Note de frais (FNRS/FRIA/FRESH) ou Note de débours (Assistant·es), pour être remboursé de tes dépenses professionnelles. Ce formulaire est accessible sur MyULiège (u) > Finances > Intranet ARF > Procédures et Formulaires > Engagement de frais > Note de débours/de frais - Procédures et formulaires > cliquer sur le lien Note de débours/note de frais > Cliquer sur le lien Formulaire pour windows ou pour mac/linux pour le télécharger. Pour retrouver facilement ce formulaire, gardes-en un exemplaire vierge dans un dossier facile d’accès sur ton PC ! Le document se présente comme ceci :

 

De plus, ton OTP est comme un compte en banque, géré par l’Université et approvisionné par ta bourse (FNRS/FRIA/FRESH) ou par l’université (Assistant·es). Regarde la fiche 1 (« Welcome ») pour savoir qui contacter en cas de questions.

 

📜 Statuts sociaux

Quel que soit ton financement, tu es considéré comme un travailleur. Ton employeur est soit le FNRS (Asp, FRIA, FRESH) ou l’Université. Ceci a les conséquences suivantes : 

• Tu es considéré comme indépendant financièrement. Tes parents ne sont plus éligibles pour les allocations familiales. 
• Tu dois être inscrit·e dans une mutuelle de santé.
• Bonne nouvelle ! Tu cotises déjà pour tes vieux jours (contributions ONSS). Tu as aussi droit à un pécule de vacances, des jours de congés payés, des assurances en cas de problème... Pour les assistant·es, les informations sont accessibles dans MyUliège (version “u”) > personnel > intranet ARH. Pour les boursiers FNRS, informations et formulaires sont disponibles ici.

💡 En tant qu’assistant·e, tu paies des impôts donc tu peux obtenir une déclaration de revenu (demande à ton secrétariat).

💸 En tant qu’assistant·e, tu as droit à un pécule de vacances. Remplis le formulaire à la fin de l’année académique.

 

🚴 Mobilité à l’ULiège 

Bonne nouvelle : l’ULiège encourage à moins utiliser la voiture en contribuant aux frais de déplacement ! Tu peux trouver un résumé de toutes les options ici. 

Train et bus

• Assistant·es et boursier·es (! Sauf FNRS/FRIA/FRESH): l’université rembourse l’intégralité de l’abonnement de bus ou de train. Toutes les informations et formulaires nécessaires sont disponibles ici.
• FNRS/FRIA/FRESH : tu peux obtenir un remboursement à hauteur de 75% si la distance entre ton logement et l’Université est supérieure à 5 km. Vérifie les conditions ici et envoie une demande à Sylviane Ippersiel (FNRS).
  
  

Vélo

• L’ULiège en vélo ? Toutes les informations dont tu as besoin sont ici .
• Tu peux être remboursé de 0.24€/km si tu viens à l’université en vélo !
• Assistant·es : les informations et formulaires nécessaires sont disponibles ici.
• FNRS/FRIA/FRESH : remplis ce formulaire  et envois-le à Sylviane Ippersiel.

Co-voiture

L’université a sa propre plateforme de co-voiturage appelée UGo et Victor.
💭 Peur de se lancer dans la côte du Sart Tilman en vélo ? Tu peux essayer un vélo électrique pendant un mois (contacte Maryse Jadoul).
👀 Tu n’as pas de vélo ? La société des bus (TEC) loue des vélos pliables avec CycloTEC.

 

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Voyages professionels

Être doctorant·e permet de voyager de par le monde pour assister à des conférences ou des formations. Organise ton voyage en suivant quelques conseils.

💸 Financement & aides possibles 

Un résumé des possibilités associées à la mobilité internationale est disponible ici [23]. La personne de contact pour ces questions est Pascale Foguenne. 

 

Aide interne (ULiège)

• L’université peut aider à couvrir certains frais :
• Pour des conférences et séminaires : tu peux obtenir 400€ (congrès en Europe) ou 600€ (hors Europe). Introduis ta demande via myULiège sur MoDUS (un guide est disponible ici). 
• Pour réaliser une partie de ta formation doctorale à l’étranger : l’information est ici. 
• Si besoin, certains laboratoires ou départements contribuent parfois aux frais de voyages.
  
  

Aide externe

• Euraxess est une initiative européenne qui fournit un appui aux chercheurs : plus d’information ici. 
• Divers organismes ouvrent chaque année des appels pour des bourses de voyage : consultez régulièrement les sites de l’ARES, de la FWB et de WBI et consultez vos mails pour ne pas manquer ces appels.
• Le FNRS (pour les Asp, FRIA et FRESH) peut rembourser des frais de déplacement. Introduits une demande sur Semaphore [> submit an application > Mobility and Congress funding ].

📊 Impression de Poster

Tu trouveras la procédure ici & ici.
⚠️ Planifie à l’avance : le délai maximum d’impression est de 24 heures.

📅  Avant ton séjour

• Réserve ton billet de transport et ton logement : favorise le train plutôt que l’avion, réserve ton billet toi-même (pour l’Europe) ou demande à ton référent voyage (hors Europe). Pour les voyages hors Europe, la réservation doit être faite via bon de commande. [Préciser personnes de contact s’il y en a/procédures]
• ⚠️ Signale ton voyage. Cela garantit que tu es toujours couvert par l’assurance de l’université et/ou du FNRS.

• Assistant/FNRS/FRIA/FRESH (pour tous) : notification via myULiège > Personnel > Modus > Nouvelle mission
• FNRS/FRIA/FRESH : notification via l’e-space FNRS > Notifier un déplacement à l’étranger > Déposer une nouvelle notification de déplacement.

🌍  Pendant ton séjour

• Garde tous tes reçus (billets de transport compris) ainsi que tes transferts bancaires.

📝 Après ton séjour

• Demande tes remboursements via Note de frais ou Note de débours. Si tu as reçu une aide financière de l’université ou d’un organisme externe, demande à ton/ta secrétaire quel OTP spécifique utiliser.
• Ajoute ton résumé et/ou ta contribution complète sur MyOrbi !